Analizando la evolución de la empresa y la transformación digital, después de dos décadas trabajando en el sector privado, y dada la enorme evolución que se ha producido en el mundo de las nuevas tecnologías (véase Internet, teléfonos inteligentes, etc.), nos gustaría poder decir que las TIC (Tecnologías de la información y la comunicación) se han incorporado plenamente en las empresas. Sin embargo, actualmente todavía podemos encontrar ejemplos de todo lo contrario, especialmente en las PYMES.
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Un ejemplo más común de lo que sería deseable
Efectivamente, se sigue introduciendo manualmente, por ejemplo, el contenido de las facturas de proveedores (todavía en papel) con cientos de líneas, cada una de ellas con un artículo diferente. Y todo ello a pesar de que existen herramientas muy potentes que permiten transmitir estos datos automáticamente, empleando unos protocolos estandarizados. Además, podría establecerse un sistema previamente definido de cotejo de datos, es decir, un sistema que compruebe que:
- La factura se corresponde con el pedido correcto.
- Las cantidades y precios aplicados en esos artículos son los adecuados.
- El documento contiene los datos requeridos por la legislación fiscal (NIF), domicilio social, número correlativo en fecha y número).
- Las condiciones de pago se corresponden con las previamente pactadas.
Si se cumplen todos estos condicionantes, no vemos problema en que esa información se incorpore automáticamente a nuestro sistema informático (ERP) para:
- Generar el asiento contable.
- Realizar el registro en el libro de IVA. El programa sería capaz de diferenciar el tipo impositivo aplicado: operaciones exentas, importación, súper reducido, reducido y normal. Ello supondría una ventaja a la hora de llevar a cabo la liquidación mensual o trimestral ante la Agencia Tributaria.
- Registrar el importe del documento en nuestra cartera de pagos. A la hora de calcular nuestro Cash Flow, es importante conocer cuáles son nuestras obligaciones a corto plazo (inferiores a un año).
- Introducir la mercancía en nuestro almacén para conocer su disponibilidad y valor de inventario. Éste dependerá del sistema que utilicemos: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last in, First Out), PMP (precio medio ponderado). Y con las ventajas de poder saber en todo momento la variación de existencias, que va a afectar a nuestra cuenta de resultados.
Si por el contrario hay discrepancias, nuestro ERP debería ser capaz de informar a nuestro proveedor de los problemas encontrados. Con ello se agilizaría el proceso para que los subsane y nos reenvíe nuevamente el documento.
Conclusiones sobre la empresa y la transformación digital
Con este ejemplo lo que pretendemos es poner de manifiesto que para que exista una mayor integración entre la empresa y la transformación digital se deben aprovechar las capacidades y los conocimientos de las personas (el capital humano, no siempre suficientemente valorado por las empresas) para llevar a cabo tareas que realmente aporten un valor, como puede ser el de analizar y evaluar los datos obtenidos de nuestro sistema informático, para ayudar activamente en la toma de decisiones, o para mejorar la productividad, lo que redundaría en una reducción de costes y, por tanto, en una mayor competitividad, tan necesaria para mantenerse a flote y crecer en un mercado cada vez más “agresivo”.
En un mundo en el que llevamos ya mucho tiempo hablando de coches autónomos, de inteligencia artificial, de realidad virtual… tendríamos que ser conscientes de un hecho que se lleva produciendo hace años y que es imparable. Muchas profesiones que conllevan trabajos mecánicos y repetitivos, cuyo mantenimiento no supone ninguna ventaja para la empresa, van a desaparecer. Por tanto, va a ser imprescindible tener una mente abierta a los cambios. Como dijo alguien, reinventarse o morir.
